Организация хранения документов архивного фонда. Использование документов архивного фонда рф в информационных целях

Введение

1 Архивный фонд

2 Учетные документы

1 Назначение Архивного фонда

Заключение

Введение

Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела.

Архивное дело - отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Предмет архивоведения включает в себя:

принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

создание системы информации о содержании документов;

организацию всестороннего использования документальной информации;

организацию работы архивных служб.

В настоящее время в силу вступил Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых статья 31 этого Закона устанавливает срок вступления в силу 1 января 2006 г.

Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных правовых актов об архивном деле действуют нормы нового Закона.

В своей курсовой я хочу рассказать о том, как документы поступают в Архивный Фонд РФ, как они там хранятся, используется и чем же занимается Федеральное архивное агентство, и какова его компетенция.

Глава 1. Единая государственная система учета документов

1 Архивный фонд

Создание единой государственной автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ должно стать основой для организации общегосударственной системы хранения оцифрованных документов и документов в электронной форме в государственном масштабе. Основой такой системы сегодня является программный комплекс «Архивный фонд», который архивные учреждения уже не один год используют для организации государственного учета документов Архивного фонда РФ. Уже много сделано и в ближайшее время будет завершена работа по наполнению системы информацией о всех фондах государственных архивов. В ряде регионов завершается работа и по занесению информации о имеющихся в архивах описях дел. Параллельно ведется оцифровка описей дел, что позволяет наполнять программу более детальной информацией о содержании архивов вплоть до уровня дела. Более того, многие архивы в субъектах федерации уже активно ведут работу по внесению в систему информации о документах и оцифрованных образов документов, что превращает программный комплекс в полнотекстовую систему, хранящую не только информацию о делах, но и сами документы. В отдаленной перспективе мы должны получить систему, хранящую информацию о всех 248 миллионах дел открытого хранения и включающую в себя образы миллионов уникальных и особо ценных документов.

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета находится утвержденный 11.03.97г. Росархивом Регламент. «Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ» от 11.03.97 Росархива.

Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росархив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фонду РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Документы и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фонда. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в Госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения вышестоящих архивных органов. Один раз полученный номер фонда остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.

2 Учетные документы

К учетным документам архива относятся:

· книга учета поступлений;

· книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

· список фондов;

· список фондов с особо ценными документами;

· лист фонда;

· архивная опись;

· опись особо ценных документов;

· опись страхового фонда;

· реестр описей;

· реестр описей особо ценных документов;

· инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;

· паспорт архива;

· паспорт архивохранилища;

· карточка фонда;

· дело фонда;

· внутри деловые описи и листы-заверители дел.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, - сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их динамике на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Итоговая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хранения в описи не должно превышать 9999. Последующие единицы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не передается другим описям. Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страховым. При пересоставлении описи старая опись включается в новую последним номером.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движения описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отмечается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый - в отделе учета архива, второй - у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий - в бухгалтерии архива.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизованного государственного учета архивных документов. Она составляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее перезаполняются по итогам года.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

К архивным документам ограниченного доступа относятся:

архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.

В целом сегодня на государственном уровне самым активным образом решается вопрос о расширении сферы использования документов в электронной форме, разрабатываются перечни документов, предоставление и получение которых будет осуществляться только в электронном виде.

И это значит, что мы должны активно готовиться к работе в архивах с электронными документами.

Глава 2. Хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ

1 Назначение Архивного фонда

Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук разработаны в соответствии с Федеральным законом Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.

Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами.

Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация

По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук Положения пункта 2 части 1 статьи 18 настоящего Федерального закона об органах местного самоуправления муниципального района и городского округа и о муниципальных архивах вступают в силу с 1 января 2006 г. и до наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям, возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием муниципальных образований.;

) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

2 Федеральное архивное агентство

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. Постановления Правительства РФ от 08.08.2009 № 649

Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, а также настоящим Положением о «Федеральном архивном агентстве».

Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

учет документ архивный

Глава 3. Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ

Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей.

Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (федеральные архивы), государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Петербурга (республиканские, краевые, областные, окружные архивы, Мосархив, Петербург), муниципальной собственностью (гор (рай) архивы).

В государственную часть Архивного фонда РФ входят архивные фонды и архивные документы:

госучреждений, организаций, предприятий, государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, госучреждений, предприятий, организаций, воинских частей, действующих на территории РФ;

отечественных госучреждений, воинских частей, находившихся или находящихся за границей;

предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;

юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;

копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:

общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;

религиозных объединений и организаций (после отделения церкви от государства);

негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ,), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

физических лиц (документы личного происхождения, фамильные, родовые архивы, коллекции документов).

Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности.

Учетно-классификационной единицей Архивного фонда РФ является архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Заключение

По мере распространения автоматизированных технологий все министерства и ведомства стали создавать автоматизированные системы учета, электронные картотеки, обеспечивающие удобство поиска и оперативного использования информации об объектах учета в масштабах всей страны.

В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве на него возложена работа по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Создание единой автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ - важная государственная задача, и наполнение такой автоматизированной учетной системы зафиксировано во всех основных планах, стратегиях и целевых программах: «План реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года», федеральная целевая программа «Культура России» (2006 - 2011 годы), Программа информатизации архивного дела до 2020 года и др.

Все замечания и пожелания по усовершенствованию программы собираются Федеральным архивным агентством и систематизируются для использования при подготовке технических заданий для дальнейшего развития системы.

В настоящее время уже заключен контракт на доработку ПК «Архивный фонд» и всего комплекса программ, включая «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».

В рамках указанного комплекса работ проводится модернизация программного комплекса «Архивный фонд», в ней будут исправлены возникшие проблемы.

Также разрабатывается полнофункциональная программа «Фондовый каталог», которая сможет загружать в себя и объединять базы данных, создаваемые в системе «Архивный фонд». Это решит большую проблему, так как значительная часть архивных учреждений уже перешла на использование ПК «Архивный фонд», а программы, которая могла бы объединить создаваемые в этой версии программы базы, пока нет.

Если мы хотим сделать действительно универсальную общегосударственную систему учета, то она должна учитывать все особенности работы со всеми видами документов, типами носителей информации и охватывать все потребности архивов и архивных органов.

Список используемой литературы

1. Положения пункта 2 части 1 статьи 18 настоящего Федерального закона об органах местного самоуправления муниципального района и городского округа и о муниципальных архивах вступают в силу с 1 января 2006 г. и до наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям, возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием муниципальных образований.

Положение о Федеральном архивном агентстве (в ред. Постановлений Правительства РФ от 29.05.2008 № 406, от 07.11.2008 № 814, от 08.08.2009 № 649, от 15.06.2010 № 438, от 24.03.2011 № 210)

Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 № 406

Постановления Правительства РФ от 08.08.2009 № 649

Постановлением Правительства РФ от 24.03.2011 № 210

Регламент Государственного Реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации утвержден приказом Росархива №75 от 09.10.2001

. «Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ» от 11.03.97 Росархива

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)

Кузнецов С.Л. «Автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд»

Лагутина Т.М., Деловое письмо: Справочник, ИД «Герда», 2005.

Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.

Заказ работы

Наши специалисты помогут написать работу с обязательной проверкой на уникальность в системе «Антиплагиат»
Отправь заявку с требованиями прямо сейчас, чтобы узнать стоимость и возможность написания.

Правила

организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук

I. Общие положения
II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве

Организация архивных документов в пределах архивного фонда
Нефондовая организация архивных документов
Обеспечение сохранности архивных документов
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Требования к зданиям и помещениям архива
Требования к архивохранилищу
Нормативные режимы хранения архивных документов. Противопожарный режим
Охранный режим
Температурно-влажностный режим
Световой режим
Санитарно-гигиенический режим
Оборудование архивохранилища средствами хранения
Организация хранения архивных документов в архивохранилище
Общие требования к размещению архивных документов
Размещение архивных документов обособленного хранения
Размещение фонда пользования
Размещение учетных документов
Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей
Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов
Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов
Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов
Учет физического и технического состояния архивных документов
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища
Сроки выдачи архивных документов
Оформление выдачи архивных документов
Выдача фонда пользования
Выдача описей дел, документов
Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище
Транспортировка и перемещение архивных документов
Выявление уникальных документов и особо ценных документов
Создание страхового фонда
Создание, комплект и состав фонда пользования
Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования
Передача страхового фонда на специальное хранение
Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации
Оформление временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации за рубеж
Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях

III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архи вных документов в архиве

Единицы учета архивных документов
Система учетных документов архива
Общие требования к учетным документам архива
Общие требования к учетным базам данных
Учет поступления и выбытия архивных документов
Учет уникальных документов и особо ценных документов
Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел
Учет архивных документов личного происхождения
Учет документов по личному составу
Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни
Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив
Учет копий архивных документов на правах подлинников
Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов
Учет страхового фонда и фонда пользования
Учет музейных предметов и библиотечных фондов

IV. Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Фед ерации и другими архивными документами

Источники комплектования архива
Списки источников комплектования архива
Порядок экспертизы ценности документов
Порядок приема архивных документов
Прием архивных документов от ликвидированных организаций
Передача архивных документов из архива в архив
Комплектование архивными документами из-за рубежа
Взаимодействие архива с источниками комплектования

V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и др угих архивных документов в архиве

Доступ пользователей к архивным документам
Организация работы по рассекречиванию архивных документов
Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам
Общие требования к описанию архивных документов
Опись дел, документов
Путеводители
Каталоги
Указатели и обзоры
Автоматизированный НСА
Формы использования архивных документов
Порядок исполнения запросов пользователей
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
Возвращение подлинников архивных документов
Обслуживание пользователей в читальном зале
Инициативное информирование пользователей. Подготовка выставок и публикаций архивных документов

VI. Приложения

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук (архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН, осуществляющие постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации) (далее - архивы), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных органов государственной власти, иных государственных органов (далее - государственные органы), органов местного самоуправления и организаций.

1.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

1.3. Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.

1.4. Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

1.5. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами.

1.6. Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

2.1. В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация (см. п. 2.10.).

2.1.1. Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

2.2. По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

2.2.1. Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

2.2.2. В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

2.2.3. В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности (см. п. 3.7.4.).

2.2.4. Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке (см. п. 5.3.2).

2.3.1. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с международными договорами Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2.3.2. К архивным документам ограниченного доступа относятся:

архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые законодательством Российской Федерации тайны;

архивные документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;

архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

Доступ к указанным архивным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

2.3.3. Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном п. 2.11.7.1. настоящих Правил, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Фондирование архивных документов

2.4. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов) осуществляется в источниках комплектования архивов (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архивах - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

2.4.1. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

2.4.2. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.

2.4.3. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;

архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;

архивные документы ликвидационной комиссии организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

2.5. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

организаций, объединенных объектом деятельности;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

2.6. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

2.7. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

2.8. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

2.8.1. В связи с принятием Конституции Российской Федерации в 1993 году:

2.8.1.1. новые архивные фонды составляют архивные документы:

органов законодательной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;

органов исполнительной власти Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации;

глав (губернаторов) краев, областей, автономных округов Российской Федерации и их администраций;

отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции изменились;

органов судебной власти Российской Федерации;

органов местного самоуправления;

Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

Счетной палаты Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, избирательных комиссий органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления;

2.8.1.2. единые архивные фонды составляют архивные документы:

отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов краев, областей, г. Москвы и г. Санкт-Петербурга, автономных округов РСФСР и соответствующих отраслевых органов исполнительной власти краев, областей, г. Москва и Санкт-Петербург, автономных округов Российской Федерации, если их задачи и функции остались без изменения;

органов судебной власти и прокуратур республик, краев, областей, гг. Москва и Санкт-Петербург, автономных округов, городов и районов РСФСР и соответствующих органов судебной власти и прокуратур в республиках, краях, областях, г. Москвы и г. Санкт-Петербурга, автономных округах Российской Федерации, муниципальных районах и городских округах;

представительного и исполнительно-распорядительного органов муниципального поселения.

2.8.2. В связи с преобразованием муниципальных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного самоуправления.

Изменение границ муниципальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного самоуправления.

2.8.3. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:

изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации;

преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т.п.).

Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации(й)-правопреемника(ов) в государственную или муниципальную собственность.

2.8.4. Не является основанием для создания нового архивного фонда:

расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

смена учредителя(ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации.

2.8.5. Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

2.8.6. Хронологическими границами архивного фонда являются:

архивного фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации - устанавливаемые на основе нормативных актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа местного самоуправления, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

в фонде государственного органа, органа местного самоуправления, организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.